| Manual de Boas Práticas SERVIÇO DE EXPEDIENTE – GESTÃO DE DOCUMENTOS | Código MBP-EXPED-001 | ||
| VERSÃO 1.0 | |||
| Elaborado por: | Equipe do Serviço de Expediente | Data: | 27/03/2025 |
| Revisado por: | Escritório de Qualidade | Data: | 07/08/2025 |
| Aprovado por: | Escritório de Qualidade | Data: | 08/08/2025 |
| Próxima revisão: | Anualmente ou quando necessário | ||
| Assinatura: | |||
Manual de Boas Práticas do Serviço de Expediente – Gestão de Documentos
- Introdução
- O Serviço de Gestão de Documentos da Faculdade de Odontologia da Universidade de São Paulo (FOUSP) desempenha um papel fundamental na gestão administrativa e documental da instituição visando a organização e o acesso às informações físicas e eletrônicas.
- Finalidade
- Este documento visa apresentar as principais atividades desenvolvidas destacando sua importância no funcionamento eficaz da faculdade, oferecendo suporte à gestão acadêmica e administrativa da faculdade
- Objetivo
Gerenciar documentos e processos, realizando o recebimento, registro, classificação, tramitação, controle e expedição, classificando-os através da forma física e eletrônica.
- Estrutura Organizacional
- Chefe do Serviço Gestão de Documentos:
- Cesar Augusto Teodoro
- Cesar Augusto Teodoro
- Servidores:
- Dinorá Marcelino
- Eurício Felix da Silva
- Contato: expfo@usp.br
- Telefone: 11 30917818
- Atividades Gerais
- Gestão de Documentos e Expedientes
- Recepção e Distribuição de Documentos
- Arquivamento e Manutenção de Registros
- Protocolo de Documentos
- Protocolização de Documentos
- Controle de Fluxo Documental
- Suporte Administrativo
- Apoio à Comunicação Institucional
- Organização de Eventos e Reuniões
- Atividades Específicas
- Receber, registrar e distribuir documentos internos e externos, garantindo que todas as informações sejam processadas de forma eficiente e segura.
- Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais, assegurando o acesso rápido e seguro às informações
- Realizar o protocolo de documentos oficiais, como ofícios, memorandos e atas, garantindo que todos os procedimentos sejam seguidos corretamente.
- Monitorar o fluxo de documentos dentro da instituição, garantindo que todos os processos sejam concluídos no prazo estabelecido.
7. Interação com Outros Setores
- Contribuir com a Clínica Odontológica para garantir que os documentos e informações necessários para o atendimento aos pacientes sejam disponibilizados prontamente.
- Apoiar os departamentos acadêmicos na gestão de documentos relacionados a cursos, seminários e outros eventos educacionais.
8. Realizações em 2024
- Visita entre unidades: Visita no setor de ARQUIVO CENTRAL da USP como forma de Benchmarking para melhoria de informação e boas práticas no setor de gestão de prontuários físicos.
- Gerenciamento de processos através do Sistema Proteos.
- Gerenciamento do envio e recebimento de correspondências dos Correios (Sedex, Sedex 10, Sedex com AR, Prioritário Internacional, Ems Internacional, Carta simples, Carta registrada simples e com AR e Carta resposta.